Je wilt natuurlijk zeker zijn dat je iets bereikt wanneer je een vergadering in plant. Maar waar hangt dat succes dan precies vanaf en hoe kun je het stimuleren?
Tja, er zijn diverse factoren die het hem doen. Natuurlijk zijn er de deelnemers, maar ook de plek zelf speelt een rol. Kijk maar naar de Tweede Kamer, de beroemdste vergaderruimte van Den Haag. Misschien let je er doorgaans niet zo op, maar de uitstraling van het gebouw heeft ook een effect op de mensen die er zitten. De manier waarop alle desks gepositioneerd zijn, geven een gevoel van symmetrie. Misschien zelfs gelijkheid. De beste manier om daar getuige van te zijn, is een keer zo’n kamerdebat bezoeken als toeschouwer wanneer je in de gelegenheid bent.
Maar goed, hoe zit het met je eigen vergadering? Waar moet die plaatsvinden en wat voor eisen en voorkeuren stel je aan die plek?
Omgeving
Niet alleen de zaal zelf maar ook de plaats waar die zich bevindt is belangrijk voor het resultaat van je meeting. Het is immers zaak dat iedereen zich hier prettig voelt, op z’n minst. Liever nog heb je een inspirerende ruimte geboekt, waar weer een heleboel motivatie bij ieder individu uit voortkomt! Maar zorg dat het interieur niet te druk is; dat leidt alleen maar af. Hoewel, zodra het uitzicht er mag wezen, wil je daar natuurlijk wel van kunnen profiteren. Dan moeten je gordijnen natuurlijk wel open staan.
Ruimte
Het oppervlak van de ruimte die je boekt moet wel berekend zijn op het aantal mensen dat deelneemt aan je vergadering. Kijk wel goed of er dan ook daadwerkelijk voldoende bewegingsruimte is voor iedereen of dat jullie met z’n allen op een kluitje worden gepropt. In dat laatste geval zoek je natuurlijk snel wat anders!
Bereikbaarheid
Of de locatie nu betrekkelijk dichtbij is of dat je er een flink eind voor moet reizen, je wilt er zeker van zijn dat iedereen deze plek gemakkelijk kan bereiken. Dat geldt voor zowel openbaar als eigen vervoer. Wees er daarom ook zeker van dat de plek waar je gaat vergaderen voldoende parkeerruimte heeft!
Faciliteiten
Natuurlijk kun je je eigen vertrouwde apparatuur meenemen, maar het is minstens zo gemakkelijk dat die al op de plek waar je vergadert aanwezig is. We hebben het hier over apparatuur als laptops, beamers, speakers, microfoons, projectieschermen, enzovoort. Zodra men op de locatie deze zaken kan overleggen, vraag je de facilitaire dienst waar je dit kan vinden.
Catering
Op een lege maag vergaderen is onmogelijk. Nou, oké, dat misschien niet. Maar we zouden het nooit aanraden. Daarom doe je er verstandig aan om een plek uit te kiezen waar het aan een aantrekkelijke en creatieve catering niet ontbreekt. In de pauze lust iedereen wel een kop koffie en een broodje. Misschien staan er ook wel andere lekkernijen op het menu! Kan maar beter zo zijn, want je wilt wel zeker zijn dat je in je vergadering resultaten boekt. Toch? Dat betekent dat je iedereen tevreden moet houden!
